Néha úgy érzi, hogy minden idejét a válságok kezelésére pazarolja? Azt az életet egyik tűz oltása követte? Kopásnak és lemerülésnek érzi magát a nap végén? Ugyanakkor nem tudja, milyen értelmes eredményt ért el? Ha igen, akkor Ön, kedves olvasónk, összekeveri a sürgős ügyeket a fontosakkal, és nem tudja, mi az időgazdálkodás. Ma beszéljünk a Dwight D. Eisenhower-elvről, amelyet a tábornok és az elnök karrierje során betartott: “Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, az ritkán fontos.”
Az alábbiakban megvizsgáljuk a különbséget e két különböző dolog között, és megtudjuk, hogy az Eisenhower-elv megértése hogyan segíthet abban, hogy azzá váljon, akivé szeretne.
Különbség a sürgős és a fontos feladatok között
Sürgős azt jelenti, hogy a feladatra azonnal oda kell figyelni. Ezek a tettek kiabálják: “Most!” A sürgős feladatok reaktív módba állítanak minket, amelyet védekező, negatív, elhamarkodott és szűklátókörű gondolkodás jellemez.
Fontos célok azok, amelyek hozzájárulnak hosszú távú küldetésünkhöz, értékeinkhez és céljainkhoz. Amikor fontos tevékenységekre összpontosítunk, reagáló módban működünk, amely segít megőrizni a nyugalmunkat, ésszerű és nyitott az új lehetőségekre.
Ez meglehetősen intuitív megkülönböztetés, de leggyakrabban abba a csapdába esik, hogy úgy gondolja, hogy minden sürgős intézkedés is fontos. Ennek a tendenciának valószínűleg az evolúciótörténetünk a gyökerei. Őseink inkább a rövid távú problémákra koncentráltak, mint a hosszú távú stratégiákra, mivel az azonnali ingerekre való törekvés (mint egy gonosz kardfogú macska) jelentheti az élet és a halál közötti különbséget.
Dwight D. Eisenhower
A modern technológiák (24 órás hírek, Twitter, Facebook, szöveges üzenetküldés), amelyek folyamatosan információkkal bombáznak minket, csak megerősítették ezt a bejáratott gondolkodásmódot. Az ösztönző technológia minden információt ugyanolyan sürgősnek és relevánsnak tekint. Kirkorov következő trükkje ugyanolyan súlyt kap, mint a politikai megbeszélések. Valódi sokkot élünk át – egy olyan állapotot, amelyben mindig a „most” -on élünk, és elveszítjük a hosszú távú mesemondás és az időkontroll érzését. Ebben az állapotban könnyű szem elől téveszteni a különbséget az igazán fontos és az egyszerűen sürgős között.
Ennek a kiemelt vakságnak a következményei mind személyes, mind társadalmi. Saját életünkben kiégés és stagnálás szenved, és nagyobb szinten képtelenek vagyunk megoldani korunk igazán fontos problémáit.
Mi az Eisenhower-mátrix
Stephen Covey, az üzleti gondolkodó népszerűsítette Eisenhower döntéshozatali elvét A rendkívül hatékony emberek 7 szokása című könyvében. Ebben a könyvben Covey létrehozott egy döntési mátrixot, hogy segítsen az egyéneknek megkülönböztetni a fontosat és a nem fontosat, valamint a sürgős és nem sürgős dolgot. A mátrix négy mezőre osztott négyzetből vagy négyzetből áll, az alábbiak szerint:
- Sürgős / fontos,
- Nem sürgős / fontos
- Sürgős / nem fontos
- Nem sürgős / nem fontos
Az Eisenhower-módszer lehetővé teszi az ember számára, hogy világosan felépítse életét és elérje céljait az üzleti élet bármely területén és területén.
Az alábbiakban részletesen leírjuk az egyes négyzeteket, és elmagyarázzuk, melyiket kell az idő nagy részében eltölteni.
Sürgős és fontos feladatok
Az 1. négyzet feladatai sürgősek és fontosak. Ezek olyan feladatok, amelyek azonnali figyelmet igényelnek. És az élet hosszú távú céljainak és célkitűzéseinek elérésére is irányul. A listán szereplő feladatok válságokat, problémákat vagy határidőket jelentenek.
Íme néhány konkrét példa a sürgős és fontos feladatokra:
- Válasz az e-mailekre. Ezek lehetnek állásajánlatok, azonnali megoldásokat igénylő üzleti javaslatokkal ellátott e-mailek stb.
- Időszakos dolgozat átadása
- Adótétel
- Feleség az ügyeleten
- Házimunkák
- Szívroham és kórházba kerül
- Gyermeke igazgatója felhívta, mondván, hogy el kell jönnie egy megbeszélésre a viselkedésével kapcsolatban
A halogatásos poénok végtelenek. De az igazi férfiak nem ezt teszik. Gazdálkodnunk kell az időnkkel
Tervezéssel és szervezéssel a Q1 számos feladata hatékonyabbá válhat, vagy akár teljesen megszüntethető. Például ahelyett, hogy a dolgozat utolsó percéig várna (így sürgős feladattá válik), időbeoszthatja azt, hogy egy hét múlva végezzen. Vagy ahelyett, hogy arra várna, hogy a házban valami széthulljon és javításra szoruljon, követheti a rendszeres karbantartási ütemtervet. Bár soha nem tudjuk teljesen kiküszöbölni a sürgős és fontos feladatokat, jelentősen csökkenthetjük őket azáltal, hogy proaktívak vagyunk és több időt töltünk a második negyedévben. Ami természetesen …
Nem sürgős, de fontos feladatok
A 2. negyedévi feladatoknak nincs határidejük, de segítenek elérni a fontos személyes, tanulmányi és munkahelyi célokat, valamint teljesíteni a személyi küldetésüket. A második negyedév célkitűzései a kapcsolatok kiépítésére, a jövő tervezésére és az önfejlesztésre összpontosítanak.
Íme néhány példa a nem sürgős, de fontos feladatokra:
- Edzés
- Ideje a családnak
- Könyvek olvasása
- Hobbi
- Autó- és otthoni karbantartás
- Készítsen költségvetést és megtakarítási tervet
- Feliratkozás a Bowandtie új cikkek hírlevelére =)
Covey szerint arra kell törekednünk, hogy időnk nagy részét Q2 eseményekre fordítsuk. Mert tartós boldogságot, elégedettséget és sikert nyújtanak. Sajnos van néhány kulcsfontosságú kérdés, amelyek megnehezítik a kellő idő és energia fektetését a második negyedéves feladatokba.
Nem tudod, mi az, ami igazán fontos neked. Ha nem tudod, hogy mely értékek és célok a legfontosabbak, akkor nem fogod tudni, mire kell töltened az időt e célok elérése érdekében! Ehelyett csak a tényleges feladatokkal fog foglalkozni. Ha úgy érzi, hogy hiányzik egy küldetése az életből, vagy nem biztos abban, hogy mi az alapértéke, azt tanácsoljuk, hogy dolgozzon az életterv és az értékek meghatározásán.
Miller szabálya. Kombinálja az Eisenhower elvével a tennivalók listáján
Mint az imént mondtam, mindenki hajlamos arra összpontosítani, ami éppen aktuális. Ez az alapértelmezett módunk. Nehéz motiválni valamit, ha nincs határidő a fejed felett. Ettől a pozíciótól való elmozdulás akaraterőt és önfegyelmet igényel. Azok a tulajdonságok, amelyek nem természetes módon jönnek létre, és amelyeket művelni és formálni kell.
Mivel a második negyedéves események nem igényelnek figyelmet, a háttérben tartjuk őket, és azt mondjuk magunknak: “Eljutok hozzájuk, miután elintézem ezt a sürgős ügyet.” Félre is tettük, hogy kitaláljuk, mi a legfontosabb az életben. Ami csak egy olyan ciklust tart fenn, amelyben minden, ami érdekel, sürgős feladatokból áll.
Ahhoz, hogy legyőzzük azt az elfogultságot, amely megakadályozza, hogy a Q2 tevékenységekre összpontosítsunk, tudatosan és aktívan kell élnünk az életünket. Egy férfi alapértelmezés szerint nem kezdheti meg az életét.
Sürgős és nem fontos feladatok
3. negyedév A feladatok olyan tevékenységek, amelyekre most (sürgősen) szükségünk van a figyelmünkre, de nem segítenek a célok elérésében vagy a küldetés teljesítésében. A Q3 feladatok többsége mások beavatkozása. Ezek gyakran magukban foglalják a személyes célok és prioritások elérését.
Íme néhány konkrét példa a harmadik negyedéves feladatokra:
- Telefonhívások
- Szöveges üzenetek
- Olyan alkalmazott, aki munkaidőben érkezik az irodájába, hogy szolgáltatást kérjen
- Egy volt alkalmazott kérése, hogy írjon ajánlólevelet a nevében. Lehet, hogy fontos számára, de valljuk be, ez nem olyan fontos neked.
- Anya figyelmeztetés nélkül bejön, és azt akarja, hogy segítsen a házimunkában
Covey szerint sokan töltik idejük nagy részét a 3. negyedévi feladatokra azzal a gondolattal, hogy a harmadik negyedévben dolgoznak. Mivel a Q3 feladatok segítenek másoknak, mindenképpen fontosnak tűnnek. Ezenkívül kézzelfogható feladatok, amelyek teljesítése elégedettségérzetet ad. Ez az érzés akkor jelentkezik, amikor a feladatokat törli a listáról.
A rendkívül hatékony emberek hét szokása – Minden menedzser vagy időgazdálkodásra törekvő személy kézikönyve
Míg a Q3 feladatok mások számára fontosak, az Ön számára nem fontosak. Nem feltétlenül rosszak, de egyensúlyban kell lenniük a Q2 cselekedeteivel. Ellenkező esetben úgy fogja érezni, hogy sok mindent csinál nap mint nap. Ugyanakkor annak felismerése, hogy valójában nem haladsz a saját hosszú távú céljaid felé. Ez egy recept a más emberek iránti csalódottságra és haragra. Azok a férfiak, akik idejük nagy részét sürgős, de nem fontos feladatok elvégzésével töltik, gyakran „jó srác-szindrómában” szenvednek, és saját költségükön szeretnének másokat boldoggá tenni.
Ha ez rólad szól, légy kitartóbb és kezdj határozottan (de udvariasan) válaszolni a megkeresésekre.
Nem sürgős és nem fontos feladatok
A negyedik negyedév feladatai nem sürgősek vagy fontosak. Ezt nevezik „időpocsékolásnak”. A 4. negyedév nem sürgős és nem segíti a hosszú távú célok vagy a személyi küldetés elérését. Többnyire zavaróak.
Konkrét példák a nem sürgős és nem fontos feladatokra:
- TV-t nézek
- Értelmetlen internetezés
- Videójátékok
- Közösségi hálózatok
- Bevásárlás
Az idő elemzése után megállapíthatja, hogy sok időt fordítanak 4 négyzetből álló tevékenységekre. A legtöbben „elvesztegetem az életemet” pillanatok vannak az internet böngészése után. Szomorú felismerni, hogy az idő felhasználható vonzóbb célok elérésére az életben. Reméljük, hogy a legtöbben így gondolják.
Nem kell teljesen kiküszöbölnie a Q4 feladatokat az életéből. Egy mozgalmas nap után az agynak újra kell indulnia, ha fél órát ül a közösségi hálózatokon vagy nézi kedvenc tévéműsorát.
Ahelyett, hogy megszabadulna a nem sürgős és nem fontos feladatoktól, próbáljon korlátozott időt fordítani rájuk. Az ébrenléti idő 5% -a vagy ennél kevesebb jó mutató.
Olvasó feladata
Arra kérjük Önt ezen a héten, hogy alkalmazza az Eisenhower-döntések mátrixát az élet minél több aspektusára. Állj meg, és kérdezd meg magadtól: “Ezt azért teszem, mert fontos, vagy azért, mert sürgős?”
Időjének nagy részét nem sürgős, de fontos feladatokra fordítva nyugalmat, önuralmat és nyugalmat érezhet. Érezni fogja, hogy halad. Ha időt tölt a tevékenységek tervezésével / szervezésével a második téren, megelőzheti és megoldhatja számos válságot és Q1 problémát. Egyensúlyozza a Q3 lekérdezéseket saját igényeivel. Élvezze, hogy nem tölt túl sok időt a negyedik negyedévben, és hatékonyan dolgozik. A Q2 feladatok rangsorolásával, tekintet nélkül a helyzetre, a feszültségre vagy az időkeretre, elnyeri a mentális, érzelmi és fizikai képességeket a magasabb magasság elérésére, és nem esik pánikba a gyenge teljesítmény miatt.
Eisenhower Matrix kényelmes eszközök
Az Eisenhower Matrix alkalmazásának elősegítéséhez a következő eszközöket kínáljuk.
Alkalmazás a telefonon
A Taskman egy praktikus és gyönyörű Eisenhower mátrix alkalmazás az AppStore-ból
Ez egy telefonos alkalmazás, amely megkönnyíti a feladatok rendszerezését az Eisenhower Matrix szerint. Lehetőségünk volt játszani vele, és tetszett, amit láttunk. Sajnos a Android kifejezésre nem sikerült találni.
Eisenhower Matrix munkalap
Hoztunk létre egy remek kis PDF fájlt az Eisenhower Matrix-ból, amely innen letölthető: The-Eisenhower-Decision-Matrix. Ma este nyomtasson egyet, és szánjon rá 30 percet a munkára. Sorolja fel azokat a feladatokat, amelyekre a legtöbb időt fordítja, és rendezze őket a mátrix négyzeteire. Ez képet ad arról, hogy jól gazdálkodik-e az idejével.
Végül
Olvasás után gondolkodjon el azon, hogyan lehetne csökkenteni a Q1, Q3 és Q4 feladatokra fordított időt. És a Q2 működéséhez szükséges idő növelése.
