Üzleti kommunikáció telefonon

Progresszív korunkban a kommunikatív interakció domináns helyet foglal el. A legtöbb nehéz kérdés és probléma telefonos beszélgetések útján oldható meg. Az ezen a kommunikációs eszközön keresztüli kommunikációnak köszönhetően az emberek képesek megkötni a legjövedelmezőbb megállapodást, vagy „rossz forgatókönyv” esetén teljesen elveszíthetnek egy fontos ügyfelet. Ezért minden írástudó embernek el kell sajátítania a telefonos illemtan alapjait. A mai cikkünk témája, hogy mi az üzleti telefonos kommunikáció és hogyan kell azt helyesen lebonyolítani.

Bármelyikünknek meg kell tanulnia helyesen tárgyalni, mivel a beszélgetést folytató személynek nincs módja látni az ellenfelet és a cselekedeteit. Sok erőfeszítést igényel egy potenciális ügyfél meghajlítása az Ön irányába, hogy ne legyen vágya a beszélgetés első perceiben letenni a telefont. Egy személy és az általa képviselt szervezet hírneve a telefonbeszélgetés képességétől függ.

A személy és az általa képviselt vállalat jó hírneve a telefonbeszélgetés képességétől függ.

Felkészülés a közelgő beszélgetésre

Komoly telefonhívás előtt gondosan fel kell készülnie az alábbiak szerint:

1. Hangolódj erkölcsileg.
2. Fogalmazza meg, és jobb, ha papírra írja a közelgő beszélgetés célját, tervét és főbb kérdéseit, amelyek mindig a tárgyalások során hevernek előttetek.
3. Feltétlenül készítsen elő minden olyan anyagot, amely hasznos lehet a telefonbeszélgetések során.
4. Már a beszélgetés megkezdése előtt el kell határolódnia a negativitástól és a személyes problémáktól, mivel a hang elárulhat egy agresszív hozzáállást, amelyet az ügyfél gyakran személyesen vesz fel.
5. A tárgyalások idejét úgy kell megválasztani, hogy Ön és a beszélgetőpartner számára egyaránt kényelmes legyen. Ha üzleti partnert szeretne hívni, próbálja meg előre megbeszélni vele a megfelelő időpontot.

Az üzleti telefonos kommunikáció alapjai

Híváskor elsősorban érdemes bemutatkozni, és tudatni kell velünk, hogy milyen célból hívja. Ebben az esetben barátságos hangot kell választania. A telefonos beszélgetést hosszú szünetek nélkül kell lefolytatni, energikusnak és tömörnek kell lennie.

Az üzleti kommunikáció során próbáljon meg fenntartani egy barátságos hangnemet.

A tárgyalási folyamat során nem gyakorolhat pszichológiai nyomást, mivel ebben az esetben nem valószínű, hogy ilyen módon el fogja tudni nyerni egy potenciális ügyfél tetszését. Ne próbáljon rossz kérdéseket feltenni. Abban az esetben, ha a telefonhívás nemzetközi vagy távolsági, akkor ügyelnie kell arra, hogy legfeljebb hat percig tartson. Minden üzleti javaslatot és követelményt érvekkel kell alátámasztani. A kérdésekre őszintén és tömören kell válaszolni. Jobb, ha a beszélgetési tervet előre papíron vázolja fel.

A beszélgetés végén mindenképpen mondja el újra az összes megállapodást, amelyre a beszélgetés során jutott. Mivel kezdeményezte a hívást, a beszélgetés végének is Öntől kell származnia, kivéve azokat a helyzeteket, amikor a beszélgetőpartner idősebb helyzetben van.

Amikor a tárgyalások végén megígéri, hogy visszahívja, próbálja meg nem késleltetni, és 24 órán belül kezdeményezzen egy második hívást. Ügyeljen arra, hogy ne feledje, hogy nem hívhat partnereket otthoni számához.

Olyan helyzetben, amikor hívás után nem találja meg partnerét a munkahelyen, adja meg a visszahívás idejét, és ne kérdezze meg, hol van most. Az üzleti etika szempontjából ez helytelen.

Hogyan viselkedjünk, ha felhívnak

Hogyan viselkedjünk, ha felhívnak

Kövesse az üzleti etikett alábbi szabályait:

• Legfeljebb a harmadik csörgés után próbálja meg felvenni a telefont.
• A munkahelyről válaszolva üdvözölnie kell az illetőt, be kell jelentenie a cég nevét, majd bemutatkoznia.
• Ha a telefonáló nem mutat be, kérje udvariasan, hogy adja meg a nevét. Például a következő mondatok lennének megfelelőek: “Szeretném tudni, kivel beszélek”, “Bemutatkozna?” vagy 'Elnézést, hogyan fordulhatok hozzád?'.
• A lehető leggyorsabban meg kell válaszolnia a beszélgetőtárs kérdéseit, meg kell keresnie olyan telefonszámokat, amelyek hasznosak lehetnek a tárgyalások során.
• Ha ebédidőben hívást kap, kérjen meg mást, hogy válaszoljon, így nem válaszol teljes szájjal.
• A hívó félnek be kell fejeznie a beszélgetést, ha a kezdeményezés Öntől származik, a cselekedet etikátlannak tűnik.

Milyen hibákat követnek el egy telefonbeszélgetés során

Számos üzletemberek körében végzett tanulmány azt mutatta, hogy a hívások mintegy 56% -a üdvözlő kifejezések nélkül történik. Az üdvözlet elmaradásának okát kifejtve az üzletemberek azt mondták, hogy ez magától értetődik, és napközben sem tudnak sokszor köszönni. Fontos itt emlékezni arra, hogy a beszédkommunikációban nincs semmi, ami magától értetődik, ezért minden egyes mondatot el kell hangoztatni.

A beszélgetés felénél semmi esetre sem szabad félbeszakítania a beszélgetőtársat – adjon lehetőséget neki, hogy a gondolatát a végéig kifejezze. Mondja ki egyértelműen a szavakat, és figyelje a beszédhangot és annak hangerejét. A kérdések között szünetet kell tartani, hogy a beszélgetéspartnernek joga legyen válaszolni.

Próbáljon nem szabadulni a negatív érzelmektől.

A negatív érzelmeknek nem szabad szabad utat engedniük, mivel ez sértheti az üzleti partnert.

Mi nem ajánlott, amikor felhívja cégét

• Ne vegye fel a telefont nagyon sokáig.
• A beszélgetés elején nem mondhatja ki a következő szavakat: „mond”, „igen”, „szia”. Hacsak nem egy régi barátod.
• Több beszélgetést folytasson egyszerre.
• Hagyja telefonját felügyelet nélkül akár néhány percig is.
• Használjon papírdarabokat jegyzetekhez, amelyeket később könnyű elveszíteni.
• Sokszor adja át a telefont a kollégáknak.

Ha akcentussal beszél, próbálja a lehető legvilágosabban kiejteni a kifejezéseket. Soha ne tegye a kezét a kagylóra, hogy véleményezze a kollégákkal folytatott beszélgetést, mivel a beszélgetőtárs mindent hall. Ez kellemetlen helyzetbe kerül.

Abban az esetben, ha a beszélgetőtárs panaszt tesz Önnek, nem mondhatja el neki, hogy ez a hiba nem a tiéd, vagy ez a kérdés nem az Ön hatáskörébe tartozik. Egy ilyen válasz negatívan befolyásolhatja a szervezet hírnevét, és nem segít a problémák megoldásában. Ha az ön hibája, mindenképpen kérjen bocsánatot és próbálja a lehető leggyorsabban megoldani a problémát.

Nem ajánlott több telefonhívás egyszerre

Van néhány mondat, amelyet el kell kerülni:

• 'Nem tudom'.
• – Nem tudjuk megoldani.
• 'Neked muszáj'.
• – Egy pillanat múlva visszatérek.

Jobb ezeket a válaszokat semlegesekre cserélni, amelyek hűségesebbek és nem rontják a vállalat hírnevét. Ha nem tud pontos választ adni, akkor jobb, ha azt mondja, hogy megpróbálja tisztázni az információkat és visszahívni. Használjon ilyen kifejezéseket:

• – Pontosítom az információkat, és azonnal visszahívom.
• – Megpróbáljuk megoldani a problémát.

A telefonos üzleti kommunikáció kultúrájának fenntartásával a legjobb oldalról bizonyíthatja magát, és megerősítheti a vállalat pozitív arculatát, amelyben dolgozik.